Planilha de controle de frota grátis: veículos, vencimentos, manutenção e pneus
A maioria das planilhas de frota que circulam por aí é uma lista de veículos com uma coluna de "observações". Esta tem cinco abas ligadas entre si, semáforo automático e um resumo que diz, em uma olhada, o que está vencido. Baixe, apague os exemplos e use.
Atualizada em 9 de outubro de 2026
planilha-controle-de-frota.xlsx — abre no Excel, no LibreOffice e no Google Planilhas. Abas: Veículos, Vencimentos, Manutenção, Pneus, Resumo e Como usar. Vem com linhas de exemplo para apagar. Para CNH e toxicológico dos motoristas, há uma planilha irmã, só de motoristas.
O que uma planilha de frota precisa ter (e o que a maioria não tem)
Controlar frota é controlar datas e quilômetros. Tudo o que importa vence por um dos dois: o licenciamento vence por data, a troca de óleo vence por km, o pneu vence por sulco. Uma planilha útil precisa de quatro coisas que raramente vêm juntas:
- Um km atual por veículo, em um só lugar, que alimente o resto. Se o km fica espalhado por abas, ele desatualiza e a manutenção "por km" vira chute.
- Vencimentos por documento, não por veículo. Um caminhão tem licenciamento, seguro, tacógrafo e, se transporta perigosos, CIV e CIPP. São cinco datas. Uma linha por veículo não cabe isso.
- Manutenção com dois relógios: km e tempo. O óleo vence a cada 15.000 km ou 6 meses, o que vier primeiro. A planilha tem que calcular os dois e escolher.
- Um semáforo que alguém consiga ler em dez segundos. Verde, creme, laranja, vermelho. E um resumo que conte.
Aba por aba
| Aba | Uma linha por | O que calcula sozinha |
|---|---|---|
| Veículos | Veículo | Final da placa (para o calendário de licenciamento). O km atual daqui alimenta Manutenção e Pneus |
| Vencimentos | Documento de cada veículo | Dias para vencer e situação: em dia, 60 dias, 30 dias, vencido |
| Manutenção | Serviço de cada veículo | Próxima por km, próxima por data, km e dias restantes, situação pelo que vencer primeiro |
| Pneus | Pneu | Km rodados desde a instalação e situação pelo sulco (abaixo de 3 mm: próxima troca; abaixo de 1,6 mm: trocar) |
| Resumo | — | Quantos documentos, manutenções e pneus estão vencidos ou perto |
Os vencimentos que a frota precisa controlar
A lista completa, com o que é cada documento, está na guia de documentação obrigatória para frotas no Brasil. O que entra na aba Vencimentos:
| Documento | Renovação típica | Se vencer |
|---|---|---|
| CRLV / licenciamento | Anual, no mês do final da placa (calendário 2026) | Infração gravíssima, multa e remoção do veículo (CTB, art. 230, V) |
| Seguro do veículo | Apólice anual | Sinistro sem cobertura; em transportadoras, também derruba o RNTRC |
| Tacógrafo (aferição) | A cada 2 anos, em regra | Multa na fiscalização e retenção até regularizar |
| CIV e CIPP (produtos perigosos) | Periódica, conforme o certificado | O veículo não pode carregar o produto |
| AET (carga indivisível) | Por viagem ou por período | Viagem irregular |
| RCTR-C (seguro da empresa) | Apólice anual | Embarcador não fecha o frete |
CNH e exame toxicológico vencem por motorista, não por veículo, e seguem regras próprias (validade por idade, 30 dias de tolerância, multa automática do toxicológico). Por isso ficam na planilha de controle de CNH.
Manutenção: o relógio que vencer primeiro manda
Cada serviço tem dois intervalos no manual: um em km e outro em tempo. Um utilitário que roda pouco vence o óleo pelos meses; um caminhão de linha vence pelos km. A aba Manutenção pede o último serviço (data e km) e os dois intervalos, calcula as duas próximas e marca a situação pela que chegar antes:
- Em dia: mais de 3.000 km e mais de 60 dias de folga.
- Atenção: faltam 3.000 km ou 60 dias. Hora de agendar a oficina.
- Próxima: faltam 1.000 km ou 30 dias.
- Vencida: passou do km ou da data.
Para isso funcionar, o km atual precisa estar certo. A regra que funciona em frotas pequenas: quem abastece anota o km, e uma pessoa atualiza a aba Veículos toda segunda-feira.
Pneus: sulco, não aparência
O pneu vence por profundidade de sulco. O indicador TWI dentro do sulco marca 1,6 mm: abaixo disso o pneu está fora do limite legal, e um veículo "em mau estado de conservação, comprometendo a segurança" é infração grave com retenção (CTB, art. 230, XVIII). A aba Pneus pede a data e o km da instalação, calcula os km rodados e marca a situação pelo sulco medido: abaixo de 3 mm, programe a troca; abaixo de 1,6 mm, troque. Medir é com um profundímetro de R$ 20, uma vez por mês.
Como usar
- Apague as linhas de exemplo de cada aba e cadastre os veículos primeiro. As outras abas escolhem a placa de uma lista que vem da aba Veículos.
- Na aba Vencimentos, uma linha por documento. O mesmo veículo aparece quantas vezes for preciso.
- As colunas "Dias", "Km restantes" e "Situação" se calculam com a data de hoje do computador. Não digite nelas.
- Olhe a aba Resumo toda segunda-feira. Se algum número da linha "vencidos" não for zero, a semana começa por ali.
Onde a planilha para de dar conta
A planilha é honesta: ela mostra, mas não avisa. Alguém tem que abrir o arquivo e olhar a coluna certa, toda semana, sem falhar. Ela também não guarda a foto do CRLV nem da apólice, não recebe o checklist do motorista e, quando duas pessoas editam, vira duas planilhas. Com três veículos funciona. Com oito, dois motoristas trocando de caminhão e o dono na estrada, o controle passa a depender de uma pessoa lembrar.
Começar grátis — até 5 veículos
Como funciona por dentro: controle de documentos · manutenção · pneus · checklist por QR.
Perguntas frequentes
Existe planilha de controle de frota grátis?
Sim, a desta página. Baixa sem cadastro e abre no Excel, no LibreOffice e no Google Planilhas, com veículos, vencimentos, manutenção, pneus e resumo.
O que uma planilha de controle de frota precisa ter?
Lista de veículos com km atual, vencimentos por documento, manutenção com intervalo em km e em meses, pneus com sulco, e um resumo que conte o que está vencido.
Como controlar o vencimento do licenciamento por placa?
Uma linha por veículo com o documento CRLV e a data do calendário do seu Detran. A coluna Situação avisa 60 e 30 dias antes. Sem licenciamento, a infração é gravíssima e o veículo é removido (CTB, art. 230, V).
Como controlar manutenção por km?
Último serviço (data e km) mais o intervalo do fabricante em km e em meses. A planilha calcula as duas próximas e usa a que vencer primeiro. O km atual precisa ser atualizado toda semana.
Planilha ou sistema de gestão de frota?
Planilha enquanto uma pessoa a mantém e a frota cabe numa tela. Sistema quando o aviso precisa chegar sozinho, o documento precisa ficar guardado e o motorista precisa participar.
⚠ Este conteúdo é orientativo. Prazos de renovação variam por estado, tipo de carga e peso do veículo; intervalos de manutenção são os do manual de cada veículo. Confirme no Detran do seu estado, na ANTT e no fabricante.
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