Planilla de control de flota vehicular en Excel, gratis: vehículos, vencimientos, mantenimiento y neumáticos
La mayoría de las planillas de flota que circulan son una lista de vehículos con una columna de "observaciones". Esta tiene cinco hojas conectadas entre sí, semáforo automático y un resumen que dice, de una mirada, qué está vencido. Descargala, borrá los ejemplos y usala.
Actualizada el 9 de octubre de 2026
planilla-control-de-flota.xlsx — abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets. Hojas: Vehículos, Vencimientos, Mantenimiento, Neumáticos, Resumen y Cómo usar. Viene con filas de ejemplo para borrar.
Qué tiene que tener una planilla de flota (y qué le falta a la mayoría)
Controlar una flota es controlar fechas y kilómetros. Todo lo que importa vence por una de las dos: la VTV vence por fecha, el cambio de aceite vence por km, la cubierta vence por dibujo. Una planilla útil necesita cuatro cosas que rara vez vienen juntas:
- Un km actual por vehículo, en un solo lugar, que alimente al resto. Si el km queda repartido en varias hojas, se desactualiza y el mantenimiento "por km" pasa a ser un cálculo a ojo.
- Vencimientos por documento, no por vehículo. Un camión tiene VTV, seguro, RUTA y, si lleva cargas peligrosas, la habilitación y la prueba hidráulica del tanque. Son cinco fechas. Una fila por vehículo no las contiene.
- Mantenimiento con dos relojes: km y tiempo. El aceite vence cada 15.000 km o 6 meses, lo que llegue primero. La planilla tiene que calcular los dos y elegir.
- Un semáforo que alguien pueda leer en diez segundos. Verde, crema, naranja, rojo. Y un resumen que cuente.
Hoja por hoja
| Hoja | Una fila por | Qué calcula sola |
|---|---|---|
| Vehículos | Vehículo | Nada: es la fuente. El km actual de acá alimenta Mantenimiento y Neumáticos |
| Vencimientos | Documento de cada vehículo | Días para vencer y estado: al día, 60 días, 30 días, vencido |
| Mantenimiento | Servicio de cada vehículo | Próximo por km, próximo por fecha, km y días restantes, estado por lo que venza primero |
| Neumáticos | Cubierta | Km recorridos desde la colocación y estado por dibujo (menos de 3 mm: próximo cambio; menos de 1,6 mm: cambiar) |
| Resumen | — | Cuántos documentos, mantenimientos y cubiertas están vencidos o cerca |
Los vencimientos que una flota tiene que controlar
La lista completa, con qué es cada documento y qué norma lo cambió, está en la guía de documentación obligatoria para flotas en Argentina. Lo que entra en la hoja Vencimientos:
| Documento | Renovación típica | Si vence |
|---|---|---|
| VTV / RTO | Cada 12 meses en carga y pasajeros (plazos 2026) | No puede circular; retención en el control |
| Seguro RC | Póliza anual o semestral; el pago suele ser mensual | Circular sin seguro es infracción y, ante un siniestro, el costo es de la empresa |
| RUTA (constancia CNRT) | Constancia digital; verificar el estado de la inscripción (quién sigue obligado) | Multa en control de ruta para transporte de cargas desde 3.500 kg |
| Habilitaciones especiales | Anual o según habilitación (cargas peligrosas, SENASA, residuos) | El vehículo no puede llevar esa carga |
| Prueba hidráulica de tanque | Según el certificado | Cisterna fuera de servicio |
| ART y cláusula de no repetición | Certificados mensuales o por cliente | El cliente no deja entrar al personal |
La licencia profesional de cada chofer (clase C, D o E) vence cada 1 a 5 años según edad y jurisdicción. Cargala como una fila más en Vencimientos, con la patente del vehículo que maneja habitualmente, o llevala en una hoja aparte.
Mantenimiento: manda el reloj que venza primero
Cada servicio tiene dos intervalos en el manual: uno en km y otro en tiempo. Un utilitario que anda poco vence el aceite por los meses; un camión de ruta lo vence por los km. La hoja Mantenimiento pide el último servicio (fecha y km) y los dos intervalos, calcula los dos próximos y marca el estado por el que llegue antes:
- Al día: más de 3.000 km y más de 60 días de margen.
- Atención: faltan 3.000 km o 60 días. Hora de pedir turno en el taller.
- Próximo: faltan 1.000 km o 30 días.
- Vencido: se pasó el km o la fecha.
Para que funcione, el km actual tiene que estar bien. La regla que funciona en flotas chicas: el que carga combustible anota el km, y una persona actualiza la hoja Vehículos todos los lunes.
Neumáticos: dibujo, no aspecto
La cubierta vence por profundidad de dibujo. El testigo TWI dentro del canal marca 1,6 mm: por debajo de eso la cubierta está fuera de límite y no pasa la revisión técnica. La hoja Neumáticos pide fecha y km de colocación, calcula los km recorridos y marca el estado por el dibujo medido: menos de 3 mm, programá el cambio; menos de 1,6 mm, cambiala. Se mide con un profundímetro que vale lo mismo que un café, una vez por mes. Si querés llevar costo por km y rotaciones, hay una planilla solo de neumáticos.
Cómo usar
- Borrá las filas de ejemplo de cada hoja y cargá primero los vehículos. Las otras hojas eligen la patente de una lista que sale de Vehículos.
- En Vencimientos, una fila por documento. El mismo vehículo aparece las veces que haga falta.
- Las columnas "Días", "Km restantes" y "Estado" se calculan con la fecha de hoy de la computadora. No escribas en ellas.
- Mirá la hoja Resumen todos los lunes. Si algún número de la fila "vencidos" no es cero, la semana arranca por ahí.
Dónde la planilla deja de alcanzar
La planilla es honesta: muestra, pero no avisa. Alguien tiene que abrir el archivo y mirar la columna correcta, todas las semanas, sin fallar. Tampoco guarda la foto de la VTV ni de la póliza, no recibe el checklist del chofer y, cuando dos personas la editan, se convierte en dos planillas. Con tres vehículos funciona. Con ocho, dos choferes que rotan de camión y el dueño en la ruta, el control pasa a depender de que una persona se acuerde.
Empezar gratis — hasta 5 vehículos
Cómo funciona por dentro: control de documentación · mantenimiento · neumáticos · checklist por QR.
Preguntas frecuentes
¿Hay una planilla de control de flota en Excel gratis?
Sí, la de esta página. Se descarga sin registro y abre en Excel, LibreOffice y Google Sheets, con vehículos, vencimientos, mantenimiento, neumáticos y resumen.
¿Qué tiene que tener una planilla de control de flota?
Lista de vehículos con km actual, vencimientos por documento, mantenimiento con intervalo en km y en meses, neumáticos con dibujo, y un resumen que cuente lo vencido.
¿Cómo controlo el vencimiento de la VTV de cada vehículo?
Una fila por vehículo con el documento VTV y la fecha del certificado. La columna Estado avisa 60 y 30 días antes. En carga y pasajeros vence cada 12 meses.
¿Cómo controlo el mantenimiento por km?
Último service (fecha y km) más el intervalo del fabricante en km y en meses. La planilla calcula los dos próximos y usa el que venza primero. El km actual se actualiza todas las semanas.
¿Planilla o sistema de gestión de flota?
Planilla mientras una persona la mantenga y la flota entre en una pantalla. Sistema cuando el aviso tiene que llegar solo, el documento tiene que quedar guardado y el chofer tiene que participar.
⚠ Este contenido es orientativo. Los plazos de renovación dependen de la jurisdicción, el tipo de carga y la antigüedad del vehículo; los intervalos de mantenimiento son los del manual de cada vehículo. Verificá en tu provincia, ante la CNRT y con el fabricante.
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